Politique de confidentialité

Le responsable du traitement des données personnelles collectées via le service Copilot Meeting est EBE Conseil, micro-entreprise immatriculée sous le SIREN 818 704 884, joignable à l'adresse : contact@ebeconseil.com. Au sens de l'article 4.7 du RGPD, dès lors qu'EBE Conseil détermine les finalités et les moyens du ou des traitements réalisés avec les données collectées, elle revêt la qualité de responsable du traitement de ces données personnelles.

Copilot Meeting collecte des données pour plusieurs besoins explicités ci-après : le fonctionnement du service d'assistance IA en réunion, la transcription audio, l'analyse et la génération de résumés, la gestion de votre compte utilisateur, l'amélioration continue de nos services et le respect de nos obligations légales. Certaines données sont collectées automatiquement lors de votre utilisation du service. D'autres sont nécessaires à l'exécution du contrat (par exemple pour la création de votre compte), d'autres enfin nécessitent le recueil préalable de votre consentement. Copilot Meeting veille dans chaque cas de figure à respecter la réglementation dont l'exigence varie de la simple information à la récolte préalable de votre accord.

Conformément aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur, nous collectons automatiquement certaines informations lorsque vous naviguez sur notre site. Ces données sont les suivantes : • L'appareil et le navigateur utilisé • L'adresse IP • La date et l'heure de votre navigation • L'historique de votre navigation sur notre site Nous vous informons que concernant les données collectées via notre site web : • Les données collectées ne sont pas recoupées avec d'autres traitements • Les données collectées par ce biais ne donnent lieu qu'à la production de statistiques anonymes • Nous ne suivons pas votre navigation sur d'autres sites web • L'adresse IP collectée ne permet pas d'obtenir une géolocalisation plus précise que l'échelle d'une ville • Ces données ne sont pas conservées au-delà de 13 mois à compter de votre première visite • Les données de fréquentation brutes associant un identifiant ne sont pas non plus conservées plus de 13 mois

Lorsque vous créez un compte via l'authentification Google, nous collectons les données suivantes : • Votre nom et prénom • Votre adresse email • Votre photo de profil (si disponible) Le fondement légal de cette collecte repose sur l'article 6.1.b du RGPD (exécution d'un contrat).

Lors de vos sessions de réunion, Copilot Meeting collecte et traite les données suivantes : • Les données audio captées par votre microphone et l'audio système • Les transcriptions générées à partir de ces données audio • Les suggestions IA produites pendant la session • Les résumés structurés générés en fin de session (décisions, actions, points clés) • Le type de réunion (commercial, recrutement, organisation, autre) • L'objectif de la session défini par vos soins • La durée et les horodatages de la session Ces données sont traitées sur la base de l'article 6.1.b du RGPD (exécution du contrat de service). Les données audio sont traitées en temps réel et ne sont pas stockées de manière permanente. Seules les transcriptions textuelles et les résumés sont conservés dans votre historique.

Conformément à la réglementation en vigueur, Copilot Meeting vous informe que les données seront conservées pendant la période strictement nécessaire à leur traitement : • Données de compte : conservées pendant la durée de votre utilisation du service, puis supprimées dans un délai de 30 jours après la clôture de votre compte • Données de sessions de réunion : conservées tant que votre compte est actif, sauf suppression manuelle de votre part • Données de navigation : conservées 13 mois maximum • Données de prospection commerciale : 3 ans à compter du dernier contact

Copilot Meeting procède au traitement des données de manière légale, loyale, transparente, adéquate, pertinente, limitée, précise et mise à jour. Copilot Meeting s'engage à prendre toutes les mesures raisonnables pour que celles-ci soient supprimées ou rectifiées sans délai lorsqu'elles sont inexactes. Copilot Meeting traitera vos données afin d'assurer : • La transcription en temps réel de vos réunions • La génération de suggestions contextuelles par l'IA • La production de résumés structurés • La gestion de votre historique de sessions • L'amélioration de la qualité de nos services Copilot Meeting pourra également vous envoyer des informations relatives au service si vous avez donné votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en contactant : contact@ebeconseil.com

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, concernant les données que nous détenons sur vous, vous disposez des droits suivants : • Droit d'accès (article 15 du RGPD) • Droit de rectification (article 16 du RGPD) • Droit d'effacement (article 17 du RGPD) • Droit à la limitation du traitement (article 18 du RGPD) • Droit de notification des rectifications, effacements, limitation des traitements (article 19 du RGPD) • Droit à la portabilité des données (article 20 du RGPD) • Droit d'opposition (article 21 du RGPD) • Droit de ne pas faire l'objet d'une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (article 22 du RGPD) Vous pouvez exercer ces droits en adressant votre demande à : contact@ebeconseil.com. Une copie de justificatif d'identité en cours de validité pourra vous être demandée. Vous pouvez également vous adresser à l'autorité de contrôle compétente (CNIL) pour présenter toute réclamation.

Copilot Meeting fait appel à des sous-traitants situés aux États-Unis pour le fonctionnement de ses services. Des données personnelles peuvent donc être transférées en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE). Pour chaque sous-traitant, un mécanisme de transfert conforme au RGPD est mis en place : • Prestataire d'hébergement cloud (États-Unis) — Certifié EU-US Data Privacy Framework (DPF), décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 • Google (authentification OAuth) — Certifié EU-US Data Privacy Framework (DPF), décision d'adéquation de la Commission européenne du 10 juillet 2023 • Prestataires d'intelligence artificielle (transcription audio, analyse et génération de résumés) — Clauses Contractuelles Types (SCCs) conformes à la décision d'exécution (UE) 2021/914 de la Commission européenne, intégrées aux Data Processing Addenda (DPA) respectifs Pour les sous-traitants certifiés DPF, le transfert est couvert par la décision d'adéquation de la Commission européenne conformément à l'article 45 du RGPD. Pour les autres, Copilot Meeting s'appuie sur les garanties appropriées prévues à l'article 46 du RGPD (Clauses Contractuelles Types). Copilot Meeting s'engage à réévaluer régulièrement ces mécanismes et à mettre en œuvre toute mesure supplémentaire nécessaire pour garantir un niveau de protection adéquat. La liste détaillée des sous-traitants peut être communiquée sur demande adressée à contact@ebeconseil.com.

Conformément à l'article 22 du RGPD, Copilot Meeting vous informe que le service utilise des traitements automatisés pour : • Transcrire automatiquement les échanges audio en texte • Générer des suggestions contextuelles pendant vos réunions • Produire des résumés structurés en fin de session Ces traitements automatisés constituent une aide à la décision et n'ont aucun effet juridique ni impact significatif similaire sur votre personne. Ils n'engendrent aucune prise de décision automatisée au sens de l'article 22.1 du RGPD. L'utilisateur reste libre d'utiliser, ignorer ou modifier les suggestions et résumés produits par l'IA. Aucun profilage au sens de l'article 4.4 du RGPD n'est réalisé à partir de vos données.

Copilot Meeting met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé, modification, divulgation ou destruction. Ces mesures incluent notamment : • Le chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS) • L'authentification sécurisée via OAuth 2.0 • Le contrôle d'accès strict aux données de chaque utilisateur • La surveillance continue de nos systèmes

Le site Copilot Meeting utilise des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service : • Cookies d'authentification : permettent de maintenir votre session connectée • Cookies de préférence : permettent de mémoriser vos choix (thème clair/sombre) Ces cookies sont essentiels au bon fonctionnement du service et ne nécessitent pas votre consentement préalable conformément à la réglementation en vigueur. Aucun cookie publicitaire ou de traçage n'est utilisé.

Copilot Meeting se réserve le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. En cas de modification substantielle, vous serez informé par email ou par une notification sur le site. La date de dernière mise à jour est indiquée en bas de cette page.